Pré-requis

QuickStore2019 doit être installé sur une version Microsoft encore supportée.

Cette version ne fonctionne pas sur un Windows serveur.

Microsoft Visual C++ 2015 v.14.0. est requis pour l’installation du produit. Durant l’installation, une vérification sera faite.

Last updated on 25 septembre 2018

Téléchargement

Pour télécharger nos produits, veuillez vous connecter sur http://support.issendis.com (un login et un mot de passe vous seront demandés).

Last updated on 25 septembre 2018

Installation sur un PC

Installation sur votre PC :

Exécutez l’installation et suivez les étapes.

Sélectionnez la langue de préférence

Au premier lancement de QuickStore2019, vous devrez renseigner votre numéro de licence (une connexion internet sera nécessaire).

Votre produit est prêt à l’emploi. QuickStore2019 apparaitra à côté de l’heure Windows.

Pour vérifier le bon fonctionnement du produit, vous pouvez cliquer sur le menu à côté de l’heure et sélectionner “ouvrir l’interface web sur votre PC”.
Vous devrez voir apparaître la fenêtre ci-dessous.

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Installation sur photocopieur

Dans le menu QuickStore2019, à côté de l’heure, vous pouvez lancer le menu “Déployer automatiquement sur le copieur (dans le menu avancé).

Dans cette fenêtre, choisissez dans le premier menu déroulant, le copieur sur lequel vous souhaitez installer QuickStore2019. Saisissez ensuite le login et le mot de passe pour accéder au copieur, le nom de l’application qui apparaitra sur l’écran du copieur, puis pour terminer sélectionnez l’adresse IP du PC où est installé QuickStore2019.

Dans certains cas, plusieurs adresses IP apparaitront dans le menu déroulant, choisissez l’adresse IP qui se trouve sur la même plage IP que le copieur.

 

Pour installer QuickStore2019 manuellement sur le copieur, connectez vous sur le site support.issendis.com pour suivre les instructions.

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Utilisation de QuickStore2019

Comment utiliser QuickStore2019 depuis votre PC ou le photocopieur.

Last updated on 25 septembre 2018

Depuis un PC

Si vous faites un clic droit sur un dossier vous aurez 4 nouveaux menus :

  • Générer le classement (Hashtag / QRCode)
  • Partager le dossier
  • QuickNote
  • Scanner dans ce dossier

 

Vous pouvez aussi faire un clic droit sur un fichier pour voir les options qui suivent :

  • Classer
  • Copie fidèle
  • Editeur PDF

 

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Générer le classement

En choisissant cette option, vous aurez trois possibilités concernant la méthode de classement :

  • avec un hashtag
  • avec un QRCode
  • avec un QRCode Ready
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En utilisant un Hashtag

Voici les étapes pour générer un Hashtag et son utilisation :

  • Faites un clic droit sur un dossier où vous souhaitez créer votre classement et choisissez “Générer le classement”
  • Le menu de création des Hashtags apparaitra
  • Saisissez tout d’abord le champ de renommage de fichier. Des variables de dates et des compteurs sont disponibles. Cliquez sur les boutons d’aide à la saisie pour des exemples .
  • Vous pouvez aussi saisir des mots clés dans les propriétés du PDF. Cliquez sur les boutons d’aide à la saisie pour des exemples .
  • Saisissez ensuite le nom que vous donnerez à votre Hashtag (ce nom apparaitra sur le copieur).
  • Choisissez un ou plusieurs profils qui seront associés à votre Hashtag (vous pouvez créer ou modifier des profils dans le menu des paramètres).
  • Activez ou pas le mode favori (le hashtag favori apparaitra en haut de la liste).
  • Cliquez sur “ajouter” pour créer le Hashtag.

 

Utilisation sur le copieur :

  • Sur le copieur, allez dans le menu Hashtag
  • Choisissez votre Hashtag
  • Classer le document

Sur le PC :

Sur le copieur :

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En utilisant le QRCode

Voici les étapes pour générer un QRCode et son utilisation :

  • Faites un clic droit sur un dossier où vous souhaitez créer votre classement et choisissez “Générer le classement”
  • Choisissez le menu des QRCodes
  • Saisissez tout d’abord le champ de renommage de fichier. Des variables de dates et des compteurs sont disponibles. Cliquez sur les boutons d’aide à la saisie pour des exemples .
  • Vous pouvez aussi saisir des mots clés dans les propriétés du PDF. Cliquez sur les boutons d’aide à la saisie pour des exemples .
  • Choisissez parmi 3 types de QRCodes
  • Petit ou grand : copiera un QRCode dans le presse-papiers de Windows, collez-le dans un éditeur de texte (Word par exemple) pour vous en servir
  • Impression : Génère un QRCode dans un document PDF prêt à être imprimé.
  • Saisissez ensuite le nom que vous donnerez à votre QRCode.
  • Choisissez un ou plusieurs profils qui seront associés à votre Hashtag (vous pouvez créer ou modifier des profils dans le menu des paramètres).

 

 

Utilisation sur le copieur :

  • Sur le copieur, allez dans le menu des QRCodes
  • Scannez votre document pour qu’il se classe (la feuille où se trouve le QRCode doit être en premier).

 

Sur le PC :

Sur le copieur :

 

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En utilisant un QRCode Ready

Voici les étapes pour générer un QRCode ready et son utilisation :

Tout d’abord vous devrez imprimer des QRCodes Ready : 

  • Allez dans les paramètres de QuickStore2019, dans la rubrique QRCode
  • choisissez le numéro de départ et le nombre de QRCode que vous souhaitez imprimer
  • Imprimez les QRCodes

Maintenant que les QRCodes ont été imprimés, voici comment les utiliser :

  • Faites un clic droit sur un dossier où vous souhaitez créer votre classement et choisissez “Générer le classement”
  • Choisissez le menu QRCode Ready
  • Saisissez tout d’abord le champ de renommage de fichier. Des variables de dates et des compteurs sont disponibles. Cliquez sur les boutons d’aide à la saisie pour des exemples .
  • Vous pouvez aussi saisir des mots clés dans les propriétés du PDF. Cliquez sur les boutons d’aide à la saisie pour des exemples .
  • Saisissez le numéro de QRCode qui sera rattaché à ce paramétrage.
  • Choisissez un ou plusieurs profils qui seront associés à votre Hashtag (vous pouvez créer ou modifier des profils dans le menu des paramètres.

 

  • Sur le copieur, allez dans le menu des QRCodes
  • Scannez le document avec le QRcode en premier pour que le lot se classe.

 

Pour préparer vos QRCodes :

 

Pour les utiliser :

Sur le copieur :

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QuickNote

Voici les étapes pour générer et utiliser une Quicknote :

  • Faites un clic droit sur un dossier où vous souhaitez créer votre Quicknote,
  • Le menu de création des Quicknotes apparaitra
  • Saisissez tout d’abord le champ de renommage de fichier. Des variables de dates et des compteurs sont disponibles. Cliquez sur les boutons d’aide à la saisie pour des exemples .
  • Saisissez ensuite le nom que vous donnerez à votre Quicknote (ce nom apparaitra sur le copieur).
  • Choisissez un ou plusieurs profils qui seront associés à votre Quicknote (vous pouvez créer ou modifier des profils dans le menu des paramètres.
  • Cliquez sur “créer le modèle” pour envoyer la Quicknote au copieur

 

Utilisation sur le copieur :

  • Sur le copieur, allez dans le menu QRCode
  • Scanner la Quicknote

Sur le PC :

Sur le copieur :

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Scanner dans ce dossier

Voici les étapes pour l’utilisation du menu “Scanner dans ce dossier” :

  • Faites un clic droit sur le dossier que vous souhaitez comme “dossier préféré”
  • Choisissez “Scanner dans ce dossier”
  • Sur le copieur, allez dans le menu Hashtag
  • Votre dossier préféré apparaitra sous le nom de #MON DOSSIER
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Partager le dossier

Voici les étapes pour générer un dossier partagé et son utilisation :

  • Faites un clic droit sur le dossier où vous souhaitez créer votre partage et choisissez “Partager le dossier”
  • Le menu de création des dossiers apparaitra
  • Choisissez l’icône que vous souhaitez voir apparaitre sur le copieur (facultatif).
  • Saisissez des noms prédéfinis (facultatif). L’utilisateur pourra choisir parmi une liste déroulante, le nom du fichier. Cliquez sur les boutons d’aide à la saisis pour des exemples .
  • Autorisez ou pas la navigation dans les sous-dossiers du chemin sélectionné
  • Autorisez ou pas la création des nouveaux dossiers dans le chemin sélectionné
  • Autorisez ou pas la saisie d’un nom de document personnalisé
  • Choisissez un ou plusieurs profils qui seront associés à votre Hashtag (vous pouvez créer ou modifier des profiles dans le menu des paramètres.
  • Enregistrez le dossier partagé

Utilisation sur le copieur :

  • Sur le copieur, allez dans le menu des dossiers partagés
  • Choisissez votre dossier
  • Naviguez dans votre dossier
  • Classer le document

 

Sur le PC :

Sur le copieur :

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Classer

Voici les étapes pour classer un fichier directement avec QuickStore2019 depuis votre PC.

  • Faites un clic droit sur le fichier que vous souhaitez classer. (un fichier à la fois)
  • L’interface web s’ouvrira automatiquement, prête à utiliser les Hashtags, dossiers partagés ou QRCodes

Sur PC :

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Editeur PDF

Voici les étapes pour utiliser l’éditeur PDF depuis votre PC :

  • Faites un clic droit sur un fichier et choisissez PDFEditor
  • L’éditeur PDF s’ouvrira, prêt à être utilisé.

Sur le PC :

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Copie fidèle

Voici les étapes pour utiliser la copie fidèle directement depuis votre PC :

  • Faites un clic droit sur un fichier et choisissez “copie fidèle”,
  • Saisissez le mot de passe de QuickStore2019, que vous avez défini dans les paramètres,
  • Le document sera ouvert avec l’éditeur PDF, une fois signé et horodaté.
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QuickStore2019 depuis la barre d'outils

Pour plus d’options cliquez sur le symbole QuickStore2019 qui apparait à côté de l’heure.

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Ouvrir l'interface web

Ce menu ouvrira QuickStore2019 dans l’interface web.

Vous pouvez utiliser QuickStore2019 sur tous les postes de votre réseau pour archiver tous types de fichiers.

Quand vous cliquez sur le bouton “scanner”, une fenêtre vous proposera de déposer vos fichiers. Le traitement choisi commencera.

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Paramètres

Ceci est le menu des paramètres avancés.

A tout moment vous pouvez utiliser les boutons cités ci-dessous, pour sauvegarder, restaurer ou réinitialiser les paramètres

Sauvegarder : sauvegarde vos paramètres dans un fichier.

Restaurer : restaure vos paramètres à l’aide d’un fichier

Réinitialiser : restaure les paramètres par défaut du produit.

Transfert de licence : Permet de transférer votre licence sur un nouveau PC. Vous aurez besoin du numéro de série du produit.

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Général

Dans ce menu vous pouvez choisir d’activer l’identification automatique par SNMP. Lors de l’activation, tous les QuickStore2019 communiquerons ensemble. Lorsque vous accédez à l’interface web d’un QuickStore2019, un bouton accueil apparaîtra vous permettant de vous connecter sur un autre QuickStore2019.

Si cette option est activée, vous pouvez choisir le nom d’affichage, une image et la carte ethernet à utiliser pour la découverte réseau.

Port du serveur web : Définissez le port que QuickStore2019 doit utiliser. Le port par défaut est le 8080.

Destinations disponibles : Choisissez quels menus apparaitront dans l’interface web.

Destination par défaut : Choisissez le menu qui s’affichera par défaut au démarrage du produit .

Afficher le bouton de visualisation des documents avant classement sur l’interface web :
Si cette option est activée, un œil apparaîtra devant le bouton scanner. Ce bouton vous permettra de visualiser votre scan avant de l’envoyer au PC.

Valeur par défaut : vous pouvez choisir de l’afficher ou pas, par défaut

Afficher une alerte quand un traitement est terminé :

Si cette option est activée, un pop-up apparaitra à côté de l’heure pour vous avertir de la fin du traitement.

Durée de l’alerte : Détermine le temps d’affichage de l’alerte. Vous pouvez choisir entre “10”, “20”, “30” secondes, “1 minute”, “5 minutes” ou “toujours afficher”.

Alerte sonore : Vous pouvez définir un son lors de l’apparition de l’alerte.

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Scanner TWAIN

Activer le scanner local : Activez cette option, si vous souhaitez utiliser un scanner TWAIN et choisissez le pilote à utiliser dans le menu déroulant. En activant cette option, un bouton TWAIN apparaitra dans l’interface web pour lancer le traitement.

 

Last updated on 25 septembre 2018

Tampons

Les tampons pourront apparaitre sur le document après traitement. Les tampons s’affectent à un profil.

Vous pouvez créer, modifier ou supprimer des tampons, voici les paramètres d’un tampon :

Nom : Le nom d’affichage du tampon
Texte : Le texte qui apparaitra sur le document. Vous pouvez aussi utiliser des variables de dates et des compteurs (cliquez sur les boutons suivants pour des exemples ).

Contour : activez cette option si vous souhaitez un contour sur le tampon. Choisissez ensuite la couleur.
Remplissage : activez cette option si vous souhaitez une couleur de remplissage. Si l’option est désactivée, le fond sera transparent.
Couleur du texte : Permet de choisir la couleur du texte.

Taille et position du tampon :
Gauche : position gauche de départ du tampon en millimètres,
Haut : position haute de départ du tampon en millimètres,
Largeur : largeur du tampon en millimètres,
Hauteur : hauteur du tampon en millimètres.

Last updated on 25 septembre 2018

QRCode

Voici les différentes options que vous trouverez dans le menu QRCode.

Ajouter le nom du document sur la feuille de classement : quand vous avez besoin d’imprimer un QRcode pour classer des documents automatiquement, une feuille QRcode doit être imprimée. Cette option peut être activée pour afficher le nom du document sur cette feuille.
Ajouter le chemin complet du document sur la feuille de classement : quand vous avez besoin d’imprimer un QRcode pour classer des documents automatiquement, une feuille QRcode doit être imprimée. Cette option peut être activée pour afficher le chemin complet du document sur cette feuille.

Préparation des feuilles de classement QRCode Ready :
Numéro de départ : quand vous imprimez les QRCode Ready, vous pouvez définir le numéro de départ.
Nombre d’exemplaires : choisissez le nombre d’exemplaires à imprimer

Impression : imprime les QRCode Ready.

Impression des feuilles de séparation : cette feuille de séparation, vous sert à séparer les documents depuis le scanner. Insérez les feuilles de séparation à la fin de chaque document et il sera découpé dès la lecture du QRCode.

Cette feuille de séparation peut être utilisée dans tous les modules de QuickStore2019.

Last updated on 25 septembre 2018

QuickConnector

Qu’est ce que le QuickConnector ?

Ce module permet de se connecter à un logiciel externe afin d’afficher l’arborescence de classement, ou autre demande spécifique.

Voici les options que vous devrez renseigner pour que cela fonctionne correctement.

Activation du module QuickConnector :
Si vous activez le module, vous le verrez apparaitre dans l’interface web.

URL : saisissez l’url où se trouve QuickStore2019 (ex : http://adresse_IP de QuickStore2019)

Port : le port par défaut est 27111

Numéro de série : Afin d’installer un QuickConnector notre équipe aura besoin du numéro de série de QuickStore2019. Ce numéro se trouvera dans le menu à côté de l’heure, dans les options avancées. Quand vous cliquerez dessus, ce numéro sera copié dans votre presse-papiers, prêt pour un envoi mail.

Fichier QCZ : Un fichier QCZ est un fichier de configuration pour QuickConnector. Pour l’installer il suffit d’aller dans les paramètres de QuickStore2019, dans l’onglet QuickConnector et de le déposer sur la fenêtre. Une fois l’installation terminée, votre connecteur apparaitra dans une liste, prêt pour la configuration finale

.

 

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Signature numérique

Qu’est ce qu’une signature numérique ?

Voici les éléments nécessaires pour utiliser la signature numérique.

Activer la signature numérique : Si vous activez ce menu, vos documents pourront être signés numériquement. En activant cette option un certificat vous sera nécessaire.

Motif de la signature : vous devez définir un motif de signature (champ obligatoire)
Lieu : lieu de la signature (champ obligatoire)
Pages à signer : signe la première, dernière ou toutes les pages

Afficher la signature sur le document : cette option affichera une signature visible sur le document.

Signatures existantes : Ajoute la signature en plus des signatures existantes.
Position : Les optons suivantes vous permettront de définir l’emplacement de la signature visuelle.

Position personnalisée en millimètres
Gauche : position gauche de départ de l’emplacement de la signature
Largeur : Largeur de la signature
Haut : position haute de départ de l’emplacement de la signature
Hauteur : hauteur de la signature

Image : Vous pouvez rajouter une image à afficher lors de la signature.
Position de l’image : Vous pouvez choisir d’afficher la signature avec l’image en fond, avoir l’image seule ou l’image avec le texte.

Tester la signature numérique : Vous pouvez tester la signature en cliquant sur ce bouton. Un fichier temporaire de test sera créé sur le bureau de votre PC.

Last updated on 25 septembre 2018

Certificat

Voici les differentes options pour créer un certificat :

Un certificat auto signé permet de gérer un certificat, il est défini par un mot de passe, le nom de l’auteur, son adresse email ainsi que son organisation et éventuellement son service.

Lors de l’utilisation d’un certificat déjà existant, il suffit de sélectionner le certificat à appliquer et de définir son mot de passe.

Source : Vous pouvez choisir votre certificat depuis plusieurs sources. Depuis la bibliothèque Windows des certificats des utilisateurs ou du poste de travail, avoir un certificat SKYGED ou un certificat PFX.

Si vous souhaitez un certificat SKYGED, en sélectionnant cette option vous aurez un bouton qui vous permettra d’imprimer la demande de certificat SKYGED.

Certificat : Sélectionnez parmi la liste le certificat à utiliser.

Code PIN : La saisie automatique du code PIN fonctionne uniquement avec des clés USB, cartes à puce ou certificats compatibles autorisant cette fonctionnalité.

Saisissez les éléments obligatoires suivants :

Mot de passe : le mot de passe de votre certificat.
Auteur : le propriétaire du certificat.
Adresse email : l’adresse email du propriétaire du certificat
Organisation : l’organisation
Service : le service.

 

Tester la signature numérique : Vous pouvez tester la signature en cliquant surce bouton. Un fichier temporaire de test sera créé sur le bureau de votre PC.

Last updated on 25 septembre 2018

Horodatage

L’horodatage (en anglais timestamping) est un mécanisme qui consiste à associer une date et une heure à un événement, une information ou une donnée informatique. Il a généralement pour but d’enregistrer l’instant auquel une opération a été effectuée.

Si vous avez reçu un fichier QSZ, vous pouvez le déposer dans cette fenêtre pour effectuer l’installation de celui-ci. Tous les champs concernant la copie fidèle seront automatiquement remplis (horodatage et certificat).

Voici les différents éléments nécessaires pour le paramètrage de l’horodatge.

Activer la connection au serveur de temps RFC-3161 : Activation de l’horodatage

Type de serveur :  Choisissez votre serveur de temps.

URL du serveur web : Définissez l’url du serveur de temps

Identifiant : Saisissez l’identifiant de connexion au serveur de temps

Mot de passe : Saisissez le mot de passe de connexion du serveur de temps

Tester la signature numérique : Vous pouvez tester la signature en cliquant sur ce bouton. Un fichier temporaire de test sera créé sur le bureau de votre PC.

Last updated on 25 septembre 2018

Copie fidèle

La copie fidèle nécessite une licence QuickStore2019 “plus”.

 

Tous les documents archivés avec QuickStore2019 en copie fidèle seront listés dans ce module.

Un log sera créé toutes les années. Dans ce fichier vous trouverez le nom du fichier ainsi que son chemin de classement.

Le but de ce menu est de valider et certifier que tous les documents avec copie fidèle ont bien été classés, mais qu’ils n’ont jamais été déplacés de leur emplacement d’origine.

A la fin de l’année, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton “certifier” sur la ligne de l’année en cours ou sur le bouton “tout certifier” pour certifier toutes les années.

Si tous les documents sont conformes, à la fois par leur contenu et leur emplacement, une coche verte apparaitra pour valider l’année. Sinon une croix rouge apparaitra, qui signifiera qu’un ou plusieurs documents de l’année ont été déplacés, supprimés ou modifiés.

Last updated on 25 septembre 2018

Avancé

Voici les options avancées.

Afficher le compteur sur l’interface web.

Compression haute : Vous pouvez définir le taux de compression pour le bouton haute compression qui se trouve dans les réglages d’un profil. Moins le chiffre est élevé, plus le fichier sera compressé. La valeur par défaut est 20.
Compression ultra : Vous pouvez définir le taux de compression pour le bouton ultra compression qui se trouve dans les réglages d’un profil. Moins le chiffre est élevé, plus le fichier sera compressé. La valeur par défaut est 10.

Qualité (DPI) : Vous pouvez définir manuellement la résolution de chaque bouton de qualité qui se trouve dans les réglages d’un profil :

  • Basse : la valeur par défaut est 200
  • Moyenne : la valeur par défaut est 300
  • Haute : la valeur par défaut est 600

Nombre de dossiers max. : Permet de définir le nombre de dossiers maximum vus dans le menu partage de dossier. Au delà, vous utiliserez le champ de filtrage pour retrouver vos dossiers. Cette valeur influe sur les performances d’affichage des dossiers sur le photocopieur. La valeur par défaut est 200.

Nombre de Hashtags max. : Saisissez le nombre maximum de Hashtags que vous pourrez voir dans le menu Hashtag. La valeur par défaut est 20.

Tri des Hashtags : Triez vos Hashtags par ordre alphabétique ou par ordre de création.

Activer la traçabilité des documents.

Suffixe données perso. : Vous pouvez spécifier le nom du suffixe qui apparaitra dans le nom du fichier traité, lorsque vous sélectionnerez l’option “données personnelles” via l’interface web.

Raccourci de capture : Vous permet de définir un raccourci clavier afin de faire une capture d’écran et signer numériquement celle-ci. La valeur par défaut est CTRL + SHIFT + F12.

Last updated on 25 septembre 2018

Profils

Dans le menu des profils, vous pouvez créer, modifier et supprimer des profils. En faisant un clic droit, vous pouvez activer, désactiver et dupliquer un profil.

Un profil peut être affecté à un Hashtag, un dossier partagé ou un QRCode. Il est aussi utilisé dans l’éditeur PDF et la signature d’une capture d’écran.

Vous pouvez affecter plusieurs profils à un Hashtag, dossier partagé ou QRCode…L’utilisateur devra choisir le profil à affecter depuis l’interface web.

Un symbole rouge à gauche veut dire que le profil est désactivé.

 

Pour créer un profil :

  • Saisissez le nom de votre profil
  • Activez ou désactivez le profil
  • Attribuez les options de ce profil avant de le sauvegarder.

 

Last updated on 25 septembre 2018

Scan

Voici les différentes options de scan.

Numérisation en mode copie fidèle : Si cette option est cochée, les valeurs suivantes seront appliquées :

  • Couleur : Couleur
  • Qualité : Haute
  • Numérisation : PDF/A OCR
  • Suppression des pages blanches : Désactivée
  • Signature numérique : Signer numériquement
  • Générer un fichier d’empreinte au format MD5

L’activation de la copie fidèle implique la définition d’un mot de passe de sécurité.

Couleur :

  • Couleur
  • Niveau de gris
  • Noir et blanc

Contraste :

  • Très bas
  • Bas
  • Moyen
  • Elevé
  • Très élevé

Recto-verso :

  • Recto / verso
  • Verso

Orientation :

  • Lisible
  • Non lisible
  • Valeur du copieur

Qualité :

  • Basse
  • Moyenne
  • Haute

Numérisation :

  • DOCX
  • PDF
  • PDF/A MRC
  • PDF/A OCR
  • PPTX
  • TIF
  • TXT
  • XLSX

Compression : 

  • Aucune compression
  • Haute
  • Ultra
  • Toutes (génère un fichier sans compression, haute compression et ultra compression)

Aperçu :

  • Valeur par défaut (valeur définie dans les paramètres)
  • Afficher
  • Ne pas afficher
Last updated on 25 septembre 2018

Découpage

Permet de faire de la découpe de fichiers

Découpage :

  • Aucun découpage
  • Découper avec les pages de séparation
  • Découper toutes les X pages (séquence de découpe)
  • Découper toutes les feuilles
  • Découper toutes les pages

Séquence de découpage :

Chaque découpe doit être spécifiée sur une ligne avec son nombre de pages et le nom à donner au document (facultatif). Exemple :

2;Note technique

5;Annexe

Last updated on 25 septembre 2018

Pages blanches

Voici les différentes options concernant la suppression des pages blanches

Activer la suppression des pages blanches

Activer l’OCR embarqué du MFP (si disponible)

Activer la suppression des pages blanches du du MFP (si disponible)

Méthode de détection : Choisissez la méthode de suppression des pages blanches parmi la liste suivante.

  • Nombre de caractères
  • Pourcentage de blanc

Pourcentage de blanc pour considérer la page comme blanche : valeur par défaut 99

Nombre de caractères pour considérer la page comme blanche : valeur par défaut 3

Last updated on 25 septembre 2018

Classement

Voici les options de classement

Document existant :

  • Fusion au début
  • Fusion à la fin
  • Nouveau document
  • Remplacement

Tampon : choisissez parmi la liste des tampons existant ou créez un nouveau tampon en cliquant sur le bouton plus

Signature numérique :

  • Aucune signature numérique
  • Signer numériquement

Générer un fichier d’empreinte au format MD5

Après traitement :

  • Aucune ouverture
  • Ouverture automatique du document
  • Ouverture automatique du dossier
  • Edition automatique du document

Powershell (optionnel) : cette option vous permet d’executer un script Powershell à la suite du traitement.

Modèle de zones (optionnel) : cette option vous permet de récupérer des informations sur le fichier traité pour s’en servir pour le renommage et le classement

Last updated on 25 septembre 2018

Signature numérique

Personnaliser les informations de signature numérique : Si vous activez cette option, vous pouvez personnaliser les informations de signature numérique au lieu de celles définies par défaut dans les paramètres de QuickStore2019

Motif de la signature : vous devez définir un motif de signature (champ obligatoire)
Lieu : lieu de la signature (champ obligatoire)
Pages à signer : signe la première, dernière ou toutes les pages

Afficher la signature sur le document : cette option affichera une signature visible sur le document.

Signatures existantes : Ajoute la signature en plus des signatures existantes.
Position : Les optons suivantes vous permettront de définir l’emplacement de la signature visuelle

Position personnalisée en millimètres
Gauche : position gauche de départ de l’emplacement de la signature
Largeur : Largeur de la signature
Haut : position haute de départ de l’emplacement de la signature
Hauteur : hauteur de la signature

Image : Vous pouvez rajouter une image à afficher lors de la signature.
Position de l’image : Vous pouvez choisir d’afficher la signature avec l’image en fond, avoir l’image seule ou l’image avec le texte.

Last updated on 25 septembre 2018

Protection

Voici les options de protection (d’un PDF).

Appliquer une protection sur le document PDF généré

Mot de passe “propriétaire” : Vous pouvez définir un mot de passe

Mot de passe “utilisateur” : Vous pouvez définir un mot de passe

Niveau de protection : Vous pouvez définir le niveau de protection du mot de passe

  • 40 bits RC4
  • 128 bit RC4
  • 128 bit AES (nécessite Acrobat 7 ou supérieur pour ouvrir le PDF)
  • 256 bit AES (nécessite Acrobat 9 ou supérieur pour ouvrir le PDF)
  • 256 bit AES (nécessite Acrobat 10 ou supérieur pour ouvrir le PDF)

Autorisations (choisissez les options autorisées) : 

  • Impression
  • Copie de contenu
  • Edition du document
  • Commentaires
  • Remplissage de champs de formulaire
  • Copie du contenu pour accessibilité (128 bits)
Last updated on 25 septembre 2018

Scanner TWAIN

Voici les options de Twain :

Redressement automatique

Luminosité automatique

Rapport de résolution Y/X : valeur par défaut 60%

Afficher la boite de dialogue du pilote : Lorsque vous appuyez sur le bouton twain depuis l’interface web, le logiciel du scanner s’ouvrira si cette option est activée.

Profil TWAIN distant : Le profil TWAIN distant sert aux scanners dont l’interface web de QuickStore2019 est présente directement sur le scanner. Saisissez le nom du profil que vous souhaitez affecter à votre profil.

Paramètres de TWAIN local : En cliquant sur ce bouton, le logiciel de votre Twain se lancera. Définissez les réglages que vous souhaitez et lorsque vous avez terminé le réglage, cliquez sur le bouton d’enregistrement. Le réglage que vous venez d’effectuer sera rattaché au profil que vous venez de créer.

 

Last updated on 25 septembre 2018

OCR

Voici les options d’OCR

Langue par défaut : choisissez parmi la liste des langues d’OCR

Pivoter automatiquement les pages

Last updated on 25 septembre 2018

Affichage

Voici les options d’affichage que vous pouvez activer. Lors du choix de profil via l’interface web, vous pouvez quand même modifier les valeurs suivantes, si elles sont activées.

  • Activation de la couleur
  • Activation du recto / verso
  • Activation de l’orientation
  • Activation de la qualité
  • Activation de la découpe
  • Activation des formats de numérisation (pour la conversion)
  • Activation de la suppression des pages blanches
  • Activation de la compression
  • Activation de la signature numérique
  • Activation des données personnelles
Last updated on 25 septembre 2018

Avancé

Voici les options avancées des profils :

Activer la copie des documents non privés : vous pouvez définir un chemin où seront copiés tous les fichiers (hors fichiers privés), dans un dossier de sauvegarde

Activer le pré-chargement des documents : vous pouvez définir un chemin de pré-chargement des fichiers. Lorsque cette option est activée, lorsque vous cliquez sur scanner via l’interface web, la liste des fichiers contenus dans ce dossier seront affichés dans l’interface web. Vous pouvez ensuite sélectionner un fichier pour l’utiliser avec QuickStore2019 (cette option est indispensable lorsqu’un copieur n’est pas compatible avec QuickStore2019)

Réglages spécifiques : vous pouvez régler manuellement certains réglages spécifiques liés au contenu du fichier (réglages de l’OCR, code-barres ou compression).

Last updated on 25 septembre 2018

Constructeurs

Dans cette rubrique vous pouvez forcer des réglages, spécifiques à un photocopieur. Si un réglage est défini, il écrasera les valeurs standard du produit.

Last updated on 25 septembre 2018

Dossiers de classement

Dans ce menu vous pouvez visualiser tous les dossiers partagés que vous avez créés.

Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer un dossier directement depuis ce menu.

 

Last updated on 25 septembre 2018

Hashtags

Dans ce menu vous pouvez visualiser tous les Hashtags que vous avez créé.

Vous pouvez modifier, supprimer un Hashtag directement depuis ce menu.

 

Last updated on 25 septembre 2018

Documentation

Pour consulter ce manuel.

Last updated on 25 septembre 2018

Ouvrir l'éditeur PDF

Voici comment utiliser l’éditeur PDF :

Utilisez les barres d’outils afin d’éditer le PDF comme vous le souhaitez.

Utilisez la barre d’outils sur la gauche pour retrouver les fonctionnalités de QuickStore2019 ;

Vous pouvez classer un fichier,

Signer un fichier,

Convertir en Word

Convertir en Excel

Convertir en Powerpoint

Convertir en texte

Extraire le texte d’un fichier (fonctionne uniquement avec des PDF texte)

Envoyer le fichier dans les modèles de documents

Faire des tests de reconnaissance de code-barres.

 

 

Last updated on 25 septembre 2018

Copie fidèle

En choisissant ce menu vous pouvez sélectionner un fichier pour qu’il soit signé numériquement et horodaté

L’option existe aussi en clic droit quand vous sélectionnez un fichier.

Last updated on 25 septembre 2018

Distribution

Une manière simple et rapide pour envoyer vos fichiers à un de vos collaborateurs qui utilise également QuickStore2019.

Cherchez votre collaborateur dans la liste  et déposez un ou plusieurs fichiers.

Il recevra une notification Windows (si vous avez une version Windows compatible) et un dossier sera créé sur le bureau.

Last updated on 25 septembre 2018

Avancé

Les options avancées du menu QuickStore2019

Last updated on 25 septembre 2018

Capture d'écran avec scellement

En utilisant ce menu, une capture d’écran sera faite et sera convertie en PDF et le fichier sera signé.

Le PDF sera enregistré sur le bureau.

Last updated on 25 septembre 2018

Signer en masse

Choisissez ce menu pour signer en masse.

La signature en masse va sceller les documents présents dans le dossier défini. Pour conserver une copie fidèle des documents, ceux-ci doivent respecter les lois en vigeur dans le pays. La solution ne modifie pas les documents en les convertissant et seule une signature (avec ou sans tampon temporel), est appliquée.

  • Dossier à analyser
  • Activer l’analyse dans les sous-dossiers
  • Re-signer les documents PDF déjà signés
  • Appliquer un tampon temporel (horodatage) avec la signature
Last updated on 25 septembre 2018

Calculer l'empreinte numérique (MD5)

L’algorithme MD5, pour Message Digest 5, est une fonction de hachage cryptographique qui permet d’obtenir l’empreinte numérique d’un fichier

Sélectionnez un fichier et le MD5 sera calculé et envoyé dans le même dossier que celui-ci.

Last updated on 25 septembre 2018

Atteindre le dossier des documents invalides

Pour visualiser et atteindre le dossier des fichiers invalides.

Dossier par défaut : C:\Users\Public\Documents\QuickStore2019\invalid

Last updated on 25 septembre 2018

Atteindre le dossier des modèles de documents

Pour visualiser et atteindre le dossier des modèles de documents.

Dossier par défaut : C:\Users\Public\Documents\QuickStore2019\conf\templates

Si vous souhaitez supprimer des modèles, il vous suffit de supprimer le fichier PDF ainsi que l’image qui a le même nom.

 

Créer un nouveau modèle :

Si vous souhaitez créer un nouveau modèle, ouvrez votre fichier dans l’éditeur PDF et utilisez le bouton correspondant, pour l’envoyer dans QuickStore2019 dans la bibliothèque des modèles.

Last updated on 25 septembre 2018

Statistiques

Dans ce menu vous pouvez visualiser comment QuickStore2019 est utilisé. Le nombre de scan apparait dans la liste et vous pouvez trier par année, mois et par source.

Vous pouvez aussi exporter les statistiques vers un fichier CSV.

Last updated on 25 septembre 2018

Traçabilité

Dans ce menu, vous pouvez tracer et vérifier comment QuickStore2019 est utilisé.

Vous pouvez trier par date, heure, par nom, source ou par complément.

Seuls les 50 derniers documents de chaque origine sont affichés dans cette liste. Les documents barrés sont des documents qui ont été renommés, déplacés ou supprimés.

Vous pouvez aussi exporter vers un fichier CSV.

Quand vous sélectionnez un fichier, vous pouvez l’ouvrir directement en cliquant sur le bouton “ouvrir’ ou en double cliquant sur la ligne concernée.

Last updated on 25 septembre 2018

Déployer automatiquement sur un copieur

Voici la méthode la plus simple pour installer l’application sur votre photocopieur compatible.

Sélectionnez dans la liste le copieur concerné.

Saisissez le login et le mot de passe qui permettent de vous connecter à l’administration du photocopieur

Saisissez le nom que vous souhaitez voir sur le raccourci de l’application du copieur

Sélectionnez l’adresse IP de votre PC. Dans certains cas vous aurez plusieurs IP, sélectionnez celui qui est sur la même plage IP que votre copieur.

Last updated on 25 septembre 2018

Clé de produit

La clé de produit vous servira uniquement pour la demande d’un QuickConnector.

Last updated on 25 septembre 2018

Définir le mot de passe

Dans ce menu, vous pouvez définir un mot de passe pour l’accès à QuickStore2019.

Type de mot de passe : choisissez le type de mot de passe que vous souhaitez utiliser.

Mot de passe : définissez votre mot de passe

Confirmation du mot de passe : confirmer votre mot de passe

Demande de mot de passe : choisissez quand le mot de passe vous sera demandé. Si le mot de passe n’est utilisé pour aucun menu, il vous sera systématiquement demandé lors de l’utilisation de la copie fidèle.

Demande de mot de passe pour l’accès suivant :

  • Au lancement de l’interface web
  • Au classement par Hashtag
  • Au classement par dossier
  • Au classement par QRCode
  • Activer la sécurité de toutes les options
  • Activer la sécurité à la fermeture de la solution

Copie fidèle :

Afin d’utiliser la copie fidèle, la définition d’un mot de passe sera obligatoire.

Suppression du mot de passe

Un bouton “supprimer le mot de passe” existe pour arrêter cette gestion.

Last updated on 25 septembre 2018

Forcer le verrouillage

Cette option permet de verrouiller l’accès à l’interface web, le déverrouillage se fera uniquement en cliquant sur l’option “déverrouiller”.

Last updated on 25 septembre 2018

Désactiver le verrouillage

Cette option est pour déverrouiller l’accès à l’interface web.

Last updated on 25 septembre 2018

Quitter

Pour arrêter QuickStore2019

Last updated on 25 septembre 2018

Depuis le photocopieur

Comment utiliser QuickStore2019 depuis un photocopieur.

Last updated on 25 septembre 2018

Se connecter au cloud

Vous pouvez utiliser QuickStore2019 pour scanner dans le cloud. Créer un hashtag ou un dossier partage directement dans le dossier de synchronisation de votre outil cloud. Le fichier apparaitra directement sur vos tablettes, smartphones….

Last updated on 25 septembre 2018

Sauvegarde

Toute la configuration personnalisée se trouve dans le dossier C:\Users\Public\Documents\QuickStore2019\conf.

Last updated on 25 septembre 2018

Options complémentaires

Quelques options complémentaires.

Last updated on 25 septembre 2018

fichier .lck

Afin d’éviter qu’un utilisateur puisse consulter certains sous-dossiers, vous pouvez créer un fichier qui s’appelle QuickStore.lck dans ce dossier pour verrouiller l’accès. Les sous-dossiers apparaitront en rouge dans l’interface web.

Last updated on 25 septembre 2018

Mode démo

Pour retrouver l’interface du copieur sur une interface web d’un PC, vous pouvez le faire en modifiant manuellement un fichier de configuration de QuickStore2019.

  • Allez dans le dossier d’installation de QuickStore2019.
  • Allez dans le dossier “web”
  • Editez le fichier conf.ini
  • Rajoutez à la fin du fichier mode=demo
  • Sauvegardez le fichier
  • Rafraichissez la page web sur le PC pour avoir la même interface et options que sur un copieur
  • Pour revenir comme avant, supprimer la ligne mode=demo

 

Last updated on 25 septembre 2018

Personnalisation de l'interface QuickStore2019

Vous pouvez personnaliser l’interface web de QuickStore2019 comme vous le souhaitez.

Pour faire cela :

  • Créer un dossier “theme” dans le dossier web du dossier d’installation de QuickStore2019.
  • Créez ensuite un fichier theme.ini dans ce dossier
  • Copiez le texte ci-dessous :

; Version 1.0

; This is the theme file
; Comments start with ‘;’

;header background, just add the color in hexa, like #ffffff
HeaderBackground=#E70739
;Border of the buttons in the header, just add the color in hexa, like #eeeeee (if you don’t want borders, just set the same color as the ContainerBackground)
HeaderMenuBtnBorder=#333333
;Border of the selected button in the header, just add the color in hexa (same color as tab color suggested)
HeaderMenuBtnSelectedBorder=#E9463D
;Background of the container, just add the color in hexa, like #ffffff
ContainerBackground=#E70739
;Hashtag colors, just add the color in hexa, like #ffffff (default color)
HashtagColor=#FFFFFF
;Special hashtag color, just add the color in hexa, like #9bdb34 (default color)
SpecialHashtagColor=#FFFFFF
;Tabs color, just add the color in hexa
TabColor=#E70739
;Background color of the tabs menu, just add the color in hexa
TabsBgColor=#E70739
;Buttons color, just add the color in hexa (same color as tab color suggested)#E9463D
ButtonColor=#E70739
;Background colors of the path in folders, just add the color in hexa
FoldersPathBg1Color=#04695E
FoldersPathBg2Color=#0b7d71
;Background color of the default scan/print button, just add the color in hexa
ScanBgColor=

  • Changez les couleurs de l’interface en utilisant un code hexadécimal.
  • Le logo peut aussi être remplacé, en créant un fichier logo.png avec une image faisant 140 x 198
  • Sauvegardez votre fichier.
Last updated on 25 septembre 2018

Mise à jour

Pour faire une mise à jour, pensez à bien fermer l’application à côté de l’heure avant de la désinstaller via ajout/suppression de programmes.

Réinstallez en suite la nouvelle version.

Tous les paramètres seront conservés

Version history

 

Last updated on 25 septembre 2018

Création de dossiers automatiquement

Une petite astuce, vous permet de créer automatiquement des dossiers et sous-dossiers automatiquement par rapport à la date de scan.

Astuce en utilisant le Hashtag ou QRcode :

Dans le champ de renommage automatique de nom, vous pouvez tout simplement rajouter un “” dans votre nom de fichier, ainsi cela vous permettra de construire votre arborescence de classement automatique.

Exemple : Facture20188 – aoûtFacture. En renommant le fichier de la sorte, vous trouverez votre fichier facture dans un dossier classé par année et par mois. Vous pouvez aussi utiliser des variables de date ([YYYY][MMMM] – [MM])

Astuce en utilisant le partage dossier :

Dans ce menu l’astuce consiste à utiliser les noms prédéfinis. Quand vous créez vos noms prédéfinis rajoutez un “” dans les noms prédéfinis pour que la création de dossier se fasse automatiquement.

Exemple : 

  • DocumentsFactureFacture [YYYY]
  • DocumentsAvoirAvoir [YYYY]
  • DocumentsDevis[YYYY]
Last updated on 25 septembre 2018

Activation de LOG

Vous pouvez activer les logs pour observer ce qu’il se passe lors d’un traitement.

  • Créez un fichier log.txt au même emplacement que QuickStore2019.exe
  • RelancezQuickStore2019
  • Faites votre traitement
  • Vérifiez le log qui se trouve dans le dossier : C:\user\public\documents\QuickStore2019\logs
Last updated on 25 septembre 2018
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